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Suite documentale - definitore flussi

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Il servizio si rivolge agli operatori della Pubblica Amministrazione.

Presentazione

Il progetto rientra nelle iniziative promosse dalla Regione Piemonte a supporto dell'informatizzazione delle Pubbliche Amministrazioni del territorio regionale tramite l'infrastruttura Rupar Piemonte.

Il Definitore Flussi è parte integrante del Sistema di Workflow, un sistema di gestione delle pratiche amministrative che permette di trattare in modalità integrata le informazioni relative allo svolgimento di un iter amministrativo, dall'attività di registrazione di documenti in ingresso ed uscita, alla produzione di documenti interni, all'emanazione di atti finali. L'adozione di un sistema informativo che automatizzi il flusso di lavoro regolato dai Procedimenti Amministrativi potrà consentire lo snellimento della circolazione delle informazioni tra gli uffici nonché il rapido reperimento dei dati inerenti una pratica tramite funzioni di interrogazione avanzate a supporto dello svolgimento delle attività interne o mirate alla divulgazione di informazioni all'esterno dell'Ente. L'attuazione del sistema complessivo potrà prevedere, come attività di partenza, il Censimento dei Procedimenti Amministrativi di interesse per l'Ente in linea con quanto previsto dalla legge 241/1990 sulla trasparenza e potrà avere come scopo ultimo la messa a disposizione dell'ufficio di Relazioni con il Pubblico di uno strumento di consultazione, a supporto delle sue attività di divulgazione presso i cittadini, delle informazioni relative ai flussi amministrativi e sullo stato di avanzamento delle pratiche in carico all'Ente. Il sistema di gestione dei flussi così costruito è in grado di soddisfare le esigenze degli uffici e di gestire qualsiasi tipo di flusso di lavoro di competenza di un Ente; l'approccio adottato è finalizzato al raggiungimento di quello che CNIPA definisce il più alto livello realizzativo nell'informatizzazione dei flussi documentali. Il Definitore Flussi rappresenta un completo strumento a supporto dell'analisi e definizione dei flussi di lavoro dell'Ente avvalendosi di una formalizzazione grafica dei processi. In particolare, le funzionalità specifiche fornite sono:

  • definizione grafica dell'iter in termini di singoli passi da svolgere, ciascuno dei quali a sua volta può contenere al suo interno altri passi;
  • definizione delle regole con cui i singoli passi si devono svolgere, debbano iterare o concludersi in base alle informazioni inserite dall'utente;
  • configurazione delle informazioni specifiche di ogni singolo passo, modificabili o solo visualizzabili da parte dell'utente;
  • configurazione della presentazione grafica delle informazioni;
  • definizione dei modelli di documenti Word associabili ai vari passi;
  • definizione dei profili degli utenti abilitati ad intervenire nell'avanzamento dei processi, al fine di permettere la gestione del singolo passo ai soli utenti aventi le necessarie credenziali;
  • gestione del versionamento del procedimento, con eventuale archiviazione e gestione dello storico.

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