BUKE'

A seguito dell'incontro svolto in CSI il 26/02/2014 (Streaming - Fatturazione elettronica) sul tema della fatturazione elettronica,  nel corso del quale è stata presentata la soluzione informatica realizzata per l'integrazione con i gestionali di protocollo e contabilità. stiamo raccogliendo i quesiti che gli Enti formulano quando intendono approfondire alcuni aspetti.
 
 
Riteniamo utile dare evidenza a tutti delle domande e delle relative risposte, perché possono essere di ampio interesse.
I temi di carattere generale - di materia - hanno una validità che prescinde dalla soluzione adottata.
I quesiti relativi alla protocollazione fanno riferimento alla soluzione Folium, quelli relativi alla contabilità possono avere risposte differenti a seconda che si riferisca alla soluzione Bukè - Civilia web [CW], oppure alla soluzione Civilia Open [CO].
 
 E' possibile, nel caso di fatture datate ante 31/3/15 e quindi ricevute in modo tradizionale, effettuare i pagamenti, decorsi i 3 mesi del periodo transitorio, senza chiedere la rifatturazione elettronica?

IL sito di InfoCert, al link riportato nel seguito fornisce la risposta: Sostituendo la data del 6 giugno con quella del 31 marzo, si deduce che la risposta al quesito sia affermativa.

Come cambia il flusso di fatturazione passiva se l’ente utilizza una soluzione di protocollo di terze parti non integrata con il sw per la fatturazione elettronica? E’ possibile integrare soluzioni di mercato?

In assenza di integrazione, le fatture elettroniche verranno protocollate a mano. Nell’applicazione di fatturazione elettronica (web app) le fatture saranno visualizzate prive di segnatura (numero e data) di protocollo; l’utente lo dovrà inserire manualmente, poi esprimerà l’esito e le fatture accettate saranno inserire automaticamente in contabilità. La notifica di accettazione/rifiuto sarà trasmessa automaticamente allo SdI. Non è prevista nell’attual eversione del software uno scarico manuale degli esiti committenti inviati allo SdI; si tratta comunque di notifiche che non è obbligatorio associare al fascicolo. Il software per la fatturazione elettronica espone servizi che i software di protocollo di terze parti possono richiamare per acquisire la fattura al fine di una successiva protocollazione.

[CO] - Ad oggi il modulo Ordini consente il caricamento della fattura generando un immediato collegamento n° fattura - n° ordine - n° impegno. Sarebbe estremamente utile poter mantenere tale aggancio automatico nella gestione della fattura elettronica.

Ad Oggi il modulo Ordini consente di operare in due modalità per quanto riguarda la fattura pervenuta in relazione ad un certo ordine (modalità che sono alternative e da impostare con appositi setup di configurazione): è possibile richiamare gli ordini e per essi procedere al caricamento ‘a nuovo’ della fattura, oppure richiamare gli ordini e ‘collegarli’ a una fattura precaricata sul sistema di contabilità’. In entrambi i casi alla conferma dell’operazione la fattura viene automaticamente agganciata all’impegno di riferimento posto a monte sugli ordini (ossia l'impegno che obbligatoriamente è stato indicato in fase di inserimento ordine). Con l’attivazione della gestione della fatturazione elettronica, l’unica modalità utilizzabile, per una corretta gestione del sistema, sarà la seconda ossia quella che prevede il "collegamento" a fattura precaricata sul sistema.

[CO] - Raccordo fornitore presente nel file .xml con codice fornitore in anagrafica fornitore Civilia a) Cosa avviene nel caso in cui la partita iva sia associata in anagrafica a più codici fornitore? b) Cosa avviene nel caso in cui risulti soddisfatto il criterio di uguaglianza per il campo della ragione sociale, ma non sia compilata in anagrafica Civilia il campo della partita iva?

Il sistema nella fase di selezione del codice fornitore da utilizzare prevede il flusso descritto nel seguito:

  • il sistema cerca un nominativo avente medesimo CF e se presente viene preso il più recente;
  • in assenza di un nominativo compatibile per CF il sistema cerca un nominativo avente medesima PIVA e se presente viene preso il più recente (precisamente in caso di PIVA con suffisso IT viene verificato il campo partita iva mentre in caso di PIVA con suffisso diverso da IT viene verificato il campo PIVA estera);
  • in assenza di un nominativo compatibile per PIVA il sistema cerca un nominativo avente medesima ragione sociale e se presente viene preso il più recente;
  • in assenza di un nominativo compatibile il sistema procede al caricamento dello stesso completo di CF e PIVA.

 

[CO] - Attualmente le fatture vengono trasmesse ai vari uffici affinché provvedano ai successivi adempimenti fiscali (inserimento del centro di costo prima della registrazione, aggancio con impegno e liquidazione post registrazione). Con la fatturazione elettronica sarebbe utile poter fare in modo che i servizi competenti ricevano, all'interno dell'ambiente Civilia, un messaggio di avvenuto caricamento delle fatture di loro competenza (e solo di quelle) così da poterle agevolmente individuare e completare.

Al momento non sono previste messaggistiche. Sono però stati implementati dei filtri di ricerca aggiuntivi in fase di aggiornamento note di spesa: è prevista la possibilità di cercare note di spesa provenienti da fatturazione elettronica, potendo eventualmente anche ricercare ,tra queste, quelle non impegnate o quelle prive di estensione coge. Assieme a questo filtro possono essere contemporaneamente utilizzati i consueti filtri, come quello relativo al codice ufficio. In questo modo l’operatività diviene potenzialmente questa: giornalmente l’utente può procedere nella ricerca di fatture con provenienza fatturazione elettronica relative al proprio ufficio ancora da completare per impegno o coge.

[CO] - Attualmente sono in uso presso gli uffici moduli del software Civilia che consentono il caricamento massivo delle fatture di alcuni fornitori (ENEL,TELECOM e altri). Tali moduli "leggono" nel flusso, ad esempio di ENEL, il codice della presa. In apposita tabella di raccordo ad ogni presa è associato il codice del centro di costo corretto e le informazioni necessarie per la compilazione delle schede iva, economica ed analitica. Sarebbe opportuno che il modulo Fatturazione elettronica consentisse l'utilizzo di tale raccordo per non perdere le utili funzionalità sopra descritte.

Relativamente a questa gestione sono in corso approfondimenti.